Les meilleurs messages d'accueil par e-mail à utiliser au travail

Les meilleurs messages d'accueil par e-mail à utiliser au travail

Envoyer un e-mail est si facile que nous n'accordons souvent pas beaucoup d'attention à la formulation.

Nous avons déjà couvert les meilleures salutations par e-mail aux clients et aux clients. Mais vos messages à vos clients sont probablement un peu différents de ceux adressés à vos collègues, partenaires ou même à votre patron. Il y a un peu plus de nuances, des pièges à éviter et des goûts personnels qui rendent ces salutations par e-mail potentiellement plus compliquées.

Pourquoi les messages d'accueil par e-mail sont importants

Votre message d'accueil par e-mail peut avoir plus d'impact que le corps de votre e-mail. Comme la ligne d'objet, c'est la première et peut-être la seule partie d'un e-mail que votre destinataire lira. Ce que vous dites et comment vous le dites aura un impact sur la perception que le destinataire aura de vous. Cela donnera le ton pour le reste de l'e-mail et peut avoir un impact sur la lecture ou l'ouverture de l'e-mail.

Cependant, à partir de ma propre expérience et en discutant avec mes collègues de Palo Alto Software, j'ai découvert qu'il importe moins à qui vous parlez. Au lieu de cela, il s'agit davantage de la culture en jeu au sein de votre organisation et de la culture que vous espérez favoriser dans l'ensemble.

Comment choisir le bon message d'accueil par e-mail

Si vous essayez de naviguer dans un nouvel environnement de travail ou d'essayer d'établir normes de communication pour votre entreprise, voici quelques questions que vous devriez poser.

1. Quel est votre lien ?

Votre relation avec nos collègues et collègues va beaucoup varier en fonction de la façon dont vous travaillez étroitement, vos rôles et votre rapport global. Peu importe à quel point vous essayez de le standardiser, la réalité est que toutes les salutations ne s'appliquent pas à tout le monde.

Jonathan Michael, notre Le directeur marketing d'Outpost ici chez Palo Alto Software, a eu une opinion intéressante:

Il suggère de penser à vos collègues comme existant dans  » cercles. Le cercle restreint est probablement composé de personnes avec lesquelles vous avez une relation assez décontractée et ouverte; vous pourriez plaisanter et même les considérer comme vos amis. Au-delà de cela, il y a des personnes au sein de votre organisation ou de votre sphère professionnelle avec lesquelles vous vous sentez toujours assez à l'aise, mais vous pourriez vous ressaisir un peu, peut-être parce que vous ne les connaissez pas aussi bien ou que vous ne travaillez pas avec eux aussi souvent .

Le cercle extérieur est composé de collègues qui sont toujours dans votre sphère professionnelle, mais sont peut-être des personnes avec qui vous travaillez peu fréquemment -ou peut-être sont-ils vos patrons, managers ou donateurs importants, et vous préférez garder la relation aussi professionnelle que possible.

« Vous utiliseriez une salutation différente pour quelqu'un dans ce cercle intérieur que pour quelqu'un dans le cercle extérieur naturellement », explique Jonathan. Les mêmes règles s'appliquent aux messages d'accueil par e-mail; en fonction de votre relation avec la personne, vous avez la possibilité d'ajuster votre formalité.

La clé ici, cependant, est de garder un œil sur leur style de communication – et j'y reviendrai ensuite .

2. Comment interagissent-ils par e-mail?

«Peu importe dans quel «cercle» se trouve quelqu'un, c'est aussi important de respecter les formalités s'ils établissent le premier contact », explique Jonathan. «Même s'il s'agit de quelqu'un qui est dans le bureau juste à côté du vôtre, si son style de communication, sa personnalité ou ses préférences sont plus formels, vous devriez probablement faire correspondre cela lorsque vous communiquez avec lui.»

Donc, si Jonathan m'envoyait un e-mail en disant: «Chère Mme Morgaine», je m'en inspirerais et répondrais par «Cher M. Michael.»

Pensez-y comme n'importe quelle écoute active et mise en miroir que vous faites lors de conversations en personne avec vos collègues. Si vous avez un patron qui se consacre entièrement aux affaires, vous pouvez probablement supposer qu'il préfère un message d'accueil direct par courrier électronique, comme «Cher M. Smith», plutôt qu'un discours d'ouverture informel et interminable.

C'est un exemple auquel nous avons fait référence plusieurs fois, mais c'est un bon exemple — Noah Parsons, notre COO chez Palo Alto Software, est un grand fan de brièveté quand il s'agit de interaction par courrier électronique. En règle générale, cela signifie se passer de bavardages, de majuscules et de longs e-mails. Pour lui, le courrier électronique est meilleur lorsqu'il est efficace, précis et bref.

Je sais donc que lorsque je envoyez un e-mail à Noah, il est tout à fait approprié d'ouvrir avec « Hey Noah » et de plonger directement, ou même de sauter complètement le message d'accueil et d'aller droit au but.

Alors, faites attention à la façon dont vos contacts professionnels traitent les e-mails; l'utilisent-ils davantage comme une messagerie texte et vont-ils directement au cœur du message? Ou, s'ouvrent-ils avec « Cher , » « Bonjour, » ou une autre salutation traditionnelle ?

Pour en revenir à l'idée de la mise en miroir, il a été constaté que refléter votre interlocuteur peut vous aider à vous connecter et à établir une relation plus solide. Alors, gardez à l'esprit que cela ne s'applique pas seulement à la communication en personne, et envisagez de vous inspirer de votre partenaire de conversation par courrier électronique pour aider à établir une connexion plus forte dans l'ensemble.

3. Quel type de climat voulez-vous créer ?

C'est probablement une donnée que vous espérez créer un environnement de travail positif et productif. Mais, lorsque l'on considère la façon dont vous communiquez par e-mail, c'est une bonne idée d'aller un peu plus loin.

Se sentir sous-estimé au travail est une réalité malheureuse pour beaucoup; une étude menée par Clear Review a révélé que 40 pour cent des travailleurs estimaient que la reconnaissance des employés n'était pas une priorité. Cela crée un lieu de travail moins engagé où les membres d'une équipe ne sont pas aussi motivés pour exceller et produire leur meilleur travail.

De Bien sûr, il y a beaucoup à faire pour créer une culture d'entreprise où chacun se sent reconnu et apprécié. Cela va au-delà de la façon dont vous accueillez un employé ou d'autres collègues par e-mail. Mais, c'est une chose importante à garder à l'esprit. Une salutation amicale par courrier électronique peut aider les personnes avec qui vous travaillez à se sentir appréciées et valorisées et favorisera une culture plus positive qu'une demande directe et exigeante.

Si vous souhaitez créer un environnement décontracté et ouvert, en utilisant des salutations plus informelles et amicales («Hé ! » « Comment ça va, «J'espère que vous avez passé un bon week-end!») peut aider à créer une culture positive et à faire en sorte que vos collègues se sentent appréciés en tant que véritables humains, plutôt qu'en tant qu'employés.

4. Interne ou externe?

La personne est-elle à l'intérieur de votre organisation ou est-elle externe, comme un entrepreneur, collègue professionnel qui ne fait pas directement partie de votre entreprise, ou même dans un autre service ?

Si oui, c'est un bonne idée d'ouvrir plus formellement. Les messages d'accueil par e-mail tels que «Cher M. [Name, first or full]», «Bonjour [Name]» ou «Bonjour [Name]» s'intègrent bien ici. «Je dirige probablement un peu plus formellement (avec la configuration) lorsque je traite avec quelqu'un d'extérieur», déclare John Procopio, notre directeur marketing chez Palo Alto Software.

5. Quelle heure est-il?

Envoyez-vous l'e-mail pendant les heures ouvrables? John suggère qu'il est parfois acceptable d'envoyer un e-mail plus informel et bref si vous touchez la base en dehors de la journée de travail.

“ Je veux être plus économe en caractères si je suppose que le message est lu sur son téléphone », dit-il.

6. Est-ce le premier message de cet expéditeur sur ce sujet ?

Est-ce le premier e-mail sur un fil de discussion , ou est-ce une réponse ?

S'il s'agit du premier e-mail, une ouverture plus formelle est plus appropriée. Pour les réponses, il est bon dans de nombreux cas d'ouvrir avec un « Salut [Name]/Hey [Name] », ou de se passer du message d'accueil. «Pour les réponses sur les fils de discussion, l'économie des personnages est importante», déclare John.

7. Quel type de réponse recherchez-vous ?

Y a-t-il une demande de votre part? Demandez-vous des informations, un travail spécifique ou similaire?

Si vous avez besoin de quelque chose, il est poli de commencer votre salutation formelle par e-mail. Après tout, vous faites une demande, il est donc bon de faire en sorte que votre contact se sente respecté. « Si c'est une demande, je suis probablement un peu plus boutonné », dit John.

8. Est-ce un roman ou un tweet ?

L'email est-il long ou court ? Quelle quantité d'informations transmettez-vous par e-mail? S'agit-il d'une confirmation en une phrase ou d'une longue mise à jour?

»Si c'est court, je serai probablement bref au sommet pour garder les choses ultra-consommables », explique John. Les e-mails courts fonctionnent souvent comme des SMS — donc si vous envoyez un «Oui, je peux m'en occuper» ou un «Ça a l'air bien!» — type réponse, il est moins nécessaire d'ouvrir avec une ouverture formelle « Cher Monsieur [Name] ». Un «Hé/Bonjour» ou pas de salutation du tout est généralement bien dans ces cas.

En fin de compte, vous interagir avec par e-mail de manière professionnelle, avec respect et d'une manière qui, selon vous, représente adéquatement votre organisation, car chaque interaction que vous avez par e-mail vous représente, vous et votre entreprise.

Il ne s'agit pas simplement de s'en remettre aux personnes en position de pouvoir, ou d'être trop formel pour le plaisir; il s'agit d'adapter vos salutations au style de travail de ceux à qui vous envoyez des e-mails, à la situation et au type de culture que vous espérez créer au sein de votre entreprise.

4 meilleures façons de commencer des e-mails

Nous avons brièvement mentionné quelques salutations par e-mail qui valent la peine d'être explorées, mais pour vraiment vous donner un point de départ, voici les 4 salutations les plus utilisées que vous pouvez essayer.

1. Salut nom,

Cette introduction peut être le meilleur mélange de formel et d'informel. Vous pouvez le considérer comme le type d'accueil que vous utiliseriez lorsque vous croiserez un collègue dans les couloirs ou lorsque vous rencontrerez un nouvel employé pour la première fois. C'est calme, direct et donne facilement le ton à votre espace de travail.

2. Salutations,

Si vous êtes un peu plus jovial, «salutations» est une substitution bienvenue. C'est un peu plus personnel et convivial, tout en étant suffisamment professionnel pour s'adresser à des groupes d'individus.

3. Bonjour Nom,

Si vous avez besoin d'être un peu plus formel que « salut », c'est votre meilleur alternative. C'est toujours amical et bref, mais un peu plus sérieux pour les e-mails qui ont besoin de ce contexte initial.

4. Bonjour,

Une variante de la première option que nous avons répertoriée, c'est parfait à utiliser lorsque vous êtes envoyer des courriels en masse ou s'adresser à quelqu'un que vous ne connaissez pas personnellement. C'est aussi un moyen simple d'envoyer des notes à des collègues que vous connaissez très bien et d'éviter les salutations plus traditionnelles.

Traiter tout collègues professionnels avec la même courtoisie

Il est tentant de créer des règles différentes concernant les salutations par courrier électronique pour un patron ou un investisseur par rapport à l'un de vos employés.

L'impulsion a du sens – il est naturel de supposer que vous devriez différer et agir un peu plus formellement avec quelqu'un qui est en une position « supérieure ». Cependant, cela pourrait signifier que vous tombez dans le piège d'être trop poli envers ceux qui occupent des postes plus élevés et que vos employés ou collègues se sentent un peu licenciés.

John, souligne l'importance de traiter toutes les personnes avec qui vous interagissez professionnellement avec le même niveau de courtoisie et d'attention.

Il dit en écrivant un e-mail qu'il est plus conscient d'autres considérations que la position de la personne avec qui il communique. « En fait, je ne considère pas le niveau du poste d'une personne comme pertinent », dit-il. « Après tout, je veux que tout le monde ressente la même chose. »

Gardez cela à l'esprit w Lorsque vous développez vos propres messages d'accueil par e-mail et examinez les questions contextuelles plus larges que nous avons abordées plus tôt, sur la position de quelqu'un. Cela peut prendre un peu de temps pour savoir ce qui fonctionne pour vous et votre équipe, mais tout comme les communications avec les clients, cela en vaut la peine.

Briana est spécialiste du contenu et du marketing digital, éditeur et écrivain. Elle aime discuter des affaires, du marketing et des médias sociaux, et est une grande fan de la virgule d'Oxford. Bri est une résidente de Portland, Oregon, et elle peut être trouvée, rarement, sur Twitter.

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