Comment rendre les réunions à distance plus rentables

Comment rendre les réunions à distance plus rentables

Là où les réunions en personne sont toujours productives en raison d'une meilleure connexion humaine, les réunions virtuelles peuvent facilement être la proie des effets d'un engagement et d'une collaboration moindres.

Le travail à distance étant désormais la nouvelle norme, il existe plusieurs avantages et problèmes auxquels les employés et les entreprises sont confrontés, l'un de ces problèmes étant les réunions improductives en raison d'un manque de collaboration, d'engagement et de communication.

Étant donné que le travail à distance est là pour durer longtemps, nous devons trouver des moyens de rendre les réunions virtuelles plus interactives et productives pour éviter que nos entreprises ne souffrent.

Lisez à l'avance pour voir comment vous pouvez rendre les réunions à distance plus intéressantes tout en améliorant l'expérience pour tout le monde.

1. Briser la glace

Les réunions peuvent être inconfortables, surtout pour les timides qui ont du mal à parler lors d'une réunion avec plusieurs personnes. Par conséquent, même pour les équipes établies, vous devez trouver la meilleure façon de faire démarrer la réunion.

Pensez à des activités interactives mais petites pour briser la glace qui créeront la bonne ambiance pour la réunion et favoriseront le remue-méninges et les discussions ouvertes. De telles activités baissent la garde de votre équipe, en particulier pour les membres les plus introvertis pour partager facilement leurs idées.

Voici quelques idées que vous pouvez intégrer pour briser la glace.

Tableau d'affichage humoristique. Vous pouvez ajouter plus d'humour et augmenter l'interaction sur le lieu de travail en créant un babillard humoristique. Commencez avec un tableau vierge tous les lundis matins. Les employés peuvent volontairement ajouter des trucs amusants au tableau, puis vous pouvez attribuer le scrapbook à l'employé qui a exceptionnellement bien réussi.

Bordeau d'affichage de la liste de seaux . Vous pouvez également créer un tableau d'affichage «liste de seaux» et demander aux employés de noter un élément qui pourrait figurer sur leur liste de seaux. De plus, introduisez un tableau de collaboration pour poser aux employés une question spécifique à un sujet et encouragez-les à écrire leurs réponses.

Mener des activités pour briser la glace est un moyen efficace de rendre les réunions à distance plus fructueuses tout en mettant les employés, y compris les introvertis, à l'aise. Aussi, il est bon d'informer l'équipe de ces activités afin qu'elle y soit mieux préparée mentalement.

2. Connaître les participants

    Une réunion productive commence par une excellente activité pour briser la glace et une compréhension des personnes avec lesquelles vous avez affaire. Alors d'abord, assurez-vous que le bon mélange de personnes assiste à la réunion virtuelle qui peut y ajouter de la valeur.

    Organisez des sessions de brainstorming avec des personnes de différents départements de votre organisation pour différentes perspectives. Comprendre leurs besoins en tant qu'individus pour leur fournir l'environnement et les outils qui améliorent leur productivité.

    De plus, vous pouvez augmenter leur productivité en affinant le planning des rendez-vous et en n'établissant un rendez-vous qu'en cas de besoin.

    Les réunions à distance exacerbent principalement les différences culturelles et personnelles, vous devez donc en être conscient en tant qu'organisateur de réunion. De plus, toutes les sessions à distance ne sont pas créées égales. Chacun nécessite une approche diversifiée selon les besoins des participants.

    Il est crucial de mieux prendre soin de chaque employé et des besoins globaux de l'entreprise.

    Ces types de personnalité incluent:

    Introvertis: Assurez-vous de rendre la réunion aussi confortable que possible pour ceux qui hésitent à s'exprimer en leur disant à quoi s'attendre à l'avance.

      Extrovertis:

        Attribuez des temps de parole alloués à tous les membres pour donner à chacun une chance équitable et garder la réunion plus structurée, en exploitant efficacement leur énergie pour éviter que les extravertis ne dominent les discussions

      • Esprit pratique: Les non-créatifs sont cruciaux pour de telles réunions car ils offrent moins mais plus idées pratiques si vous les soutenez et maintenez leur engagement

        Créatifs: Qu'il s'agisse d'écrivains, de designers ou d'autres, les membres créatifs apportent toutes les idées uniques lors du brainstorming. Assurez-vous donc de les encourager à repousser les limites à chaque fois pour de nouvelles idées

        Rassembler tous les employés pour des réunions à distance demande des efforts. Alors, assurez-vous d'inviter uniquement les personnes concernées pour vous assurer que vous êtes courtois de leur temps. Préparez un plan de réunion avec des éléments particuliers et respectez-le. Il est bon de partager le plan au préalable avec les participants afin qu'ils viennent préparés.

        3. Soyez conscient de votre rôle et de celui des autres

        Chaque participant doit avoir un rôle spécifique dans la réunion que vous devez définir pour qu'elle soit réussie. Même si chaque réunion de brainstorming est différente, vous devez inclure les rôles suivants pour une session productive:

        • Leader: Cette personne est chargée de faire fonctionner la session et de la faire fonctionner en impliquant tout le monde. Puisque vous organisez la session, ce sera votre rôle

          Collectionneur: Étant donné que les participants apportent plusieurs idées à la table, elles doivent être répertoriées, ou vous pouvez utiliser des cartes mentales pendant la réunion pour le brainstorming. Quelqu'un doit collecter et organiser ces ressources qui surgissent pendant la réunion pour travailler avec eux par la suite

          Chronométreur: Le temps est essentiel, et chaque réunion a besoin d'une structure pour s'assurer qu'elle ne s'étend pas trop longtemps temps, et tout ce qui est important est couvert. Vous pouvez assumer ce rôle vous-même, demander à un collègue ou utiliser un outil de suivi du temps

          4. Créer un agenda

          Les réunions peuvent être longues et ennuyeuses, ce qui permet de perdre facilement la concentration et de partir sur une tangente. Il est préférable d'établir un ordre du jour à l'avance. Décrivez les principaux points qui doivent être abordés lors de la réunion pour qu'elle reste concentrée et reste fidèle à son objectif, y compris la durée de chaque sujet.

          Planifiez tout à la minute près et essayez de vous en tenir le plus possible à l'horaire. Cela peut facilement ne pas se dérouler comme prévu dans une réunion virtuelle, car les outils en ligne utilisent et maintiennent tout le monde engagé.

          Inclure la réunion mettre en place un temps avec l'outil que vous utilisez dans l'ordre du jour et le temps tampon pour résoudre tout problème inattendu. Bien sûr, il y aura des décalages dans les réunions, et plusieurs choses peuvent mal tourner, provoquant un retard. Soyez concis, stratégique, mais aussi flexible. Ce nouveau monde distant normal est un processus d'essais et d'erreurs pour trouver le meilleur moyen qui convient à votre équipe.

          De plus, envoyez cet ordre du jour à tous les membres de la réunion au préalable pour vous assurer qu'ils y sont préparés. Cela les aidera à couvrir les choses qu'ils peuvent avant la réunion, vous n'aurez donc pas à passer le temps de discussion à les préparer.

          Envoyez tous les rapports dont ils ont besoin et attribuez-leur tout ce dont ils ont besoin pour améliorer la productivité et gagner du temps.

          Les réunions à distance dépendent fortement de plusieurs outils pour une meilleure communication et collaboration. Par conséquent, vous devez inclure un mélange de ces outils sur diverses plates-formes pour planifier votre prochaine session de brainstorming.

          Votre objectif est de créer un environnement similaire à une session de brainstorming physique qui provient parfois de l'utilisation de plusieurs solutions à la fois. Ces outils incluent:

          Solutions de réunion vidéo: Une enquête menée auprès d'un professionnel montre que 96% des personnes interrogées sont d'accord que la visioconférence est très efficace pour une meilleure connexion entre les participants. Les plateformes de réunion virtuelles permettent plus d'interaction entre les participants, ce qui est essentiel pour le brainstorming

          Mind Maps: Un outil de collaboration comme une carte mentale améliore la productivité et la communication dans un Rencontre. Il capture et développe les idées qui reviennent sans cesse, favorisant le remue-méninges et encourageant la créativité

          Tableaux blancs en ligne: Cet outil est spécialement conçu pour le brainstorming virtuel, offrant un canevas où les participants à distance peuvent ajouter leurs idées

          6. Suivis post-rencontre

            Alors qu'une réunion régulière au bureau vous permet de débriefer tous les membres à haute voix, une réunion à distance n'offre pas le même luxe. Par conséquent, vous devez discuter séparément avec le coordinateur défini après la réunion. Parlez du procès-verbal de la réunion et d'autres informations essentielles.

            Envoyez ceci par e-mail et un lien vers l'enregistrement de la réunion aux participants pour tenir tout le monde au courant, en vous assurant que vous avez abordé tous les points pertinents.

            De plus, partagez les prochaines étapes et livrables, en affectant des personnes au suivi de chaque tâche et en annonçant la date de la prochaine réunion. De plus, demandez les commentaires de votre équipe sur le déroulement de la réunion, le processus et les outils que vous avez utilisés au cours de celle-ci. Utilisez-le pour modifier et améliorer les choses qui n'étaient pas si populaires.

            Cela vaut la peine d'investir dans le travail à distance

            Le travail à distance est la nouvelle norme à travers le monde et devrait se poursuivre pendant longtemps. Ce changement nécessite une forte dépendance aux outils en ligne et une plus grande attention à trouver des méthodes pour rendre les réunions virtuelles plus productives.

            Il est facile de perdre le focus dans n'importe quelle réunion. Les personnes distantes sont plus sensibles aux distractions lorsque les employés travaillent à domicile et moins engagés avec l'équipe. Utilisez des outils qui prennent en charge la collaboration d'équipe et les réunions virtuelles pour une meilleure productivité.

            Avec des pratiques appropriées en place, vous pouvez protéger votre entreprise des décalages du marché actuel et être prêt à faire face à tout problème futur.

      JT Ripton est un consultant en affaires et un écrivain indépendant de Tampa. JT a écrit pour des entreprises comme T-Mobile et d'autres. Vous pouvez le suivre sur Twitter @JTRipton.