Comment mettre fin aux e-mails professionnels de manière professionnelle avec des exemples

Comment mettre fin aux e-mails professionnels de manière professionnelle avec des exemples

Ton La boîte de réception est écrasante, mais jour après jour, vous vous efforcez d'écrire des e-mails solides. Ensuite, vous arrivez à la fin et la panique s'installe. Comment diable êtes-vous censé trouver la meilleure approbation pour vos e-mails professionnels occasionnels (ou formels)?

Maintenant, il est important que lors de l'envoi de messages électroniques liés à l'emploi ou aux affaires, vous terminiez votre message de manière professionnelle. Vous devez inclure une déclaration de clôture solide, une signature électronique avec des informations de contact et une signature appropriée. Mais à quoi devraient ressembler ces composants d'approbation?

Vous pouvez parcourir Internet, bien sûr. Parce que lorsque vous êtes occupé, il n'y a rien de tel que de parcourir 57 signatures d'e-mails et 69 alternatives aux «bonjours». avoir ce genre de temps. Ou, vous pouvez vous arrêter ici. Parce que vraiment tout ce dont vous avez besoin est un sac de cinq options, ainsi que quelques conseils efficaces pour créer vos propres messages.

Conseils pour comment mettre fin à vos e-mails de manière professionnelle

Avant de plonger dans les exemples, vous pouvez en tirer parti, il vaut la peine de couvrir la manière d'aborder la fin de vos e-mails. Oui, le choix du mot de votre signature est important, mais inclure certaines informations et considérer à qui vous écrivez est tout aussi vital. Voici quelques éléments à prendre en compte lors de l'élaboration de votre signature.

Considérez votre relation avec le destinataire

Avant même d'écrire votre e-mail, cela vaut la peine de considérer votre relation avec le destinataire. Êtes-vous des amis proches? Collègues dans la même équipe ? Ou simplement des connaissances qui interagissent rarement?

Cela peut vous aider à déterminer à quel point votre signature peut être décontractée. N'oubliez pas que quelle que soit la relation, il vaut la peine de garder votre contact au moins semi-professionnel lorsque vous utilisez votre e-mail professionnel.

Utilisez votre nom complet

Vous n'êtes probablement pas la seule personne à laquelle votre destinataire envoie un e-mail, et il y a de fortes chances que d'autres personnes dans leur boîte de réception ont même le même prénom ou le même nom. Juste pour jouer la sécurité et ne pas confondre votre collègue ou votre contact, signez en utilisant votre nom complet.

Inclure informations de contact pertinentes

Vous devrez peut-être transférer votre conversation par courrier électronique sur une plate-forme différente en fonction de la conversation. Dans le cadre de votre signature ou dans votre déclaration de clôture, assurez-vous de mentionner comment le destinataire peut vous joindre par d'autres moyens. Vous voudrez peut-être même appeler une heure ou une méthode spécifique que vous avez l'intention d'utiliser. Même quand même, essayez de garder les informations pertinentes disponibles au cas où la personne que votre message a besoin d'atteindre en premier.

Incluez toujours une fermeture

Peu importe s'il s'agit de votre premier, troisième, cinquième ou même vingtième e-mail dans un fil de discussion. Vous devez inclure une déclaration de clôture. Ce n'est pas seulement professionnel, mais cela aide également à souligner que ce que vous avez envoyé est tout ce que vous avez à dire pour le moment. Oublier de l'inclure peut rendre vos messages anormalement abrupts ou donner l'impression que vous avez oublié de terminer l'e-mail. Donc, soit ajoutez une ligne supplémentaire à votre signature de courrier électronique, soit ajoutez simplement une fermeture à une partie de votre routine d'écriture de courrier électronique.

Évitez le langage non professionnel

Si cette communication provient de votre courrier électronique professionnel, vous devez conserver tout langage de clôture professionnel. . Peu importe si vos meilleurs amis ou même si vous êtes un collègue ont utilisé un langage moins professionnel. S'en tenir à des termes plus centrés sur l'entreprise garantira que les e-mails que vous envoyez en dehors de ce fil ne s'égarent pas accidentellement en devenant trop décontractés.

Pourquoi la fermeture et la signature de votre e-mail sont importantes

Pour commencer, il est facile de laisser beaucoup de fermetures de courriels derrière. À certains égards, le courrier électronique est la continuation de siècles d'héritage de la rédaction de lettres, des lettres commerciales à la correspondance plus informelle. Certaines approbations traditionnelles, cependant, se perdent dans la traduction du papier au pixel. «Sincèrement» sonne comme les lettres de votre correspondant d'enfance. «Sincèrement» peut toujours fonctionner dans les lettres de motivation, mais il tombe à plat et se révèle lourd dans tous les e-mails sauf les plus formels. contribué à un ton plus décontracté dans la correspondance commerciale globale, il y a des approbations d'e-mails professionnels que vous voulez toujours éviter lorsque vous portez votre chapeau de travail, telles que «les fermetures que vous utiliseriez avec des contacts personnels ou des êtres chers («Amour», «Câlins», etc.)», déclare Judith «Miss eManners» Kallos, experte en étiquette pour les e-mails professionnels. e-mail est, si vous ne le feriez pas sur votre papier à en-tête d'entreprise, vous ne le faites pas par e-mail. L'approbation de l'e-mail est celle qui correspond le mieux au ton de l'e-mail global et à votre relation avec le destinataire. «Une signature qui ne correspond pas à l'essence du texte de l'e-mail peut être perçue comme étant sarcastique ou carrément grossière», explique-t-elle. « Par exemple, je doute que vous envoyiez un e-mail professionnellement sévère que vous signeriez avec » Chaleureusement « ! »

Et au fait , après votre clôture, assurez-vous d'inclure une signature – la combinaison éprouvée de votre nom complet, votre titre, votre, votre organisation et les informations de contact pertinentes, telles que les numéros de téléphone pertinents (généralement ligne de bureau et téléphone portable), e-mail , page Web principale et, le cas échéant, un à trois profils professionnels sur les réseaux sociaux.

    1. Les 5 meilleurs professionnels signatures d'e-mails professionnels

      Voici quelques-unes des fermetures d'e-mails les plus courantes et les plus utiles pour l'envoi d'e-mails professionnels.

      1. Tous mes vœux
      2. Merci d'avance
      3. Meilleures salutations
      4. Chaleureusement
      5. Avec respect

        Bien que vous disposiez maintenant de cinq approbations solides, utilisables à tout moment, qui peuvent fonctionner dans pratiquement tous les e-mails, il peut être utile de savoir quand il est préférable de les utiliser chacune.

        Tous mes vœux

        Considérez celui-ci comme votre noir de base, une bonne signature que vous pouvez utiliser en toute confiance avec à peu près n'importe quel e-mail professionnel.

        «Tous les meilleurs» a été appelé le «câlin d'Oprah des signatures». C'est court, simple et combine une touche formelle et professionnelle avec un libellé qui évoque des sentiments chaleureux. moyen d'obtenir une réponse positive. À tout le moins, «Tout le meilleur» peut également donner au destinataire le sentiment que vous êtes sincère dans votre correspondance.

      6. Merci d'avance

        Alors que les variantes de le «Merci» et le «Merci» standard ne sont pas étrangers à la fin des e-mails, «Merci d'avance» peut sembler un choix contre-intuitif.

        «Merci d'avance» est une phrase plus longue. C'est aussi plus formel — certains ont qualifié l'expression de « trop présomptueuse ». Cependant, lorsqu'il s'agit d'obtenir des réponses à votre e-mail, «merci d'avance» est également remarquablement efficace. analysé les signatures d'e-mails dans plus de 350 000 fils de discussion. Leurs résultats surprenants ? Malgré sa popularité, «Meilleur» a joué, eh bien, le pire. Et «Merci d'avance» a surpris tout le monde, prenant de l'avance sur le peloton – il «corréla avec les taux de réponse les plus élevés.»

        «Remercier quelqu'un à l'avance lorsque vous demandez des conseils ou que vous avez besoin d'une action encouragera toujours une réponse positive , dit Judith. « Bien sûr, vous remplaceriez cela par quelque chose de plus approprié s'il n'y a vraiment rien pour remercier le destinataire. »

        Meilleures salutations

        Quand vous voulez le garder professionnel avec juste la moindre touche chaleureuse, « Meilleures salutations » peut être votre meilleur choix, dit Judith. Elle dit que «Meilleures salutations» est «couramment utilisé dans les communications d'entreprise» et que la signature d'e-mails populaire ajoute un soupçon de formalité sans virer à l'étouffement ou à la prétention.

        Si «Meilleures salutations» n'est pas votre préférence, la simple phrase est également polyvalente. Les fermetures d'e-mails courantes qui riffent sur ce thème incluent «Meilleurs vœux», «Meilleures salutations», «Sincères salutations», «Améliorations chaleureuses», «Meilleures salutations» et, simplement, «Regards».

        Chaleureusement

        D'une part, «Cordialement» pourrait faire en sorte que quelqu'un ait l'impression d'être tenu à distance. Cependant, il s'agit d'une affaire, pas d'un e-mail personnel ou d'une carte de vœux, et il peut être acceptable d'avoir un sentiment de séparation professionnelle.

        Surtout quand envoyer par e-mail de nouveaux contacts, des pistes froides ou quelqu'un que vous ne connaissez pas aussi bien ou avec qui vous correspondez souvent, cette touche supplémentaire de formalité peut également donner un ton solide qui convient parfaitement à une signature de courrier électronique professionnel.

        «Cordialement» est «bon pour les nouveaux contacts avec lesquels vous prévoyez des communications supplémentaires», explique Judith. C'est solide, simple, professionnel et une touche cool tout en indiquant clairement que vous êtes un pro capable.

        Respectueusement

        « Respectueusement » est similaire à « Cordialement », mais avec une touche psychologique. Lorsque vous contactez quelqu'un en position de pouvoir et d'autorité, ou du moins quelqu'un qui aime à penser qu'il l'est, l'utilisation de «Respectueusement» comme signature de votre courrier électronique professionnel peut être un choix de mot subtil mais important.

        C'est simple : « Respectueusement » implique la déférence. Si la personne à qui vous envoyez un e-mail est responsable (ou du moins elle a besoin de se sentir responsable), vous pouvez lui parler en un mot. Un autre avantage ? Chaque fois que vous devez envoyer un de ces e-mails qui sortent comme un marteau, vous pouvez au moins l'envelopper dans du velours. L'e-mail peut toujours arriver à la maison comme vous en avez besoin. Cependant, en signant avec «Respectueusement», vous rappelez au destinataire que ce n'est pas personnel, c'est une affaire, et vous devez affirmer une position forte tout en signalant que vous voulez que les choses se passent pour le mieux.

        Pourquoi vos e-mails professionnels ont-ils besoin d'un approbation du tout?

        Maintenant que vous connaissez les cinq meilleures approbations d'e-mails professionnels et quand les utiliser, vous pouvez également Je me demande pourquoi nous devrions nous en préoccuper. Pourquoi ne pas simplement signer votre nom et terminer?

        Les e-mails avec des personnes extérieures à votre organisation (clients, parties prenantes et fournisseurs) nécessitent une signature cordiale. de la même manière qu'un appel téléphonique a besoin d'un adieu – ou de la même manière que le gâteau a besoin d'un glaçage. le ton d'un e-mail, tout comme la façon dont vous choisissez de vous déconnecter », explique Judith. «Votre conclusion, bien que très importante, est la cerise sur le gâteau. Il doit être conforme au ton et au comportement généraux de votre e-mail pour garantir que votre message est livré avec clarté et ne laisse aucune place aux malentendus ou aux perceptions incorrectes. embarras du courrier électronique. Un e-mail avec une fermeture simple mais solide apparaît comme plus réfléchi et mis en place. Et quand il s'agit d'affaires, c'est exactement ce que vous voulez être.

L'auteur de fantasy, écrivain d'affaires, globe-trotter et écrivain de la bière Anthony St. Clair a marché avec des roucoulements poilus dans les Highlands écossais, s'est étouffé avec des fruits de mer en Australie et a regardé Lune se lève sur le mont Everest au Tibet. Le créateur de la série Rucksack Universe, Anthony a parcouru les sites et les bières de Thaïlande, Japon, Inde, Canada, Irlande, t es États-Unis, Cambodge, Chine et Népal. Lui et sa femme vivent à Eugene, dans l'Oregon, et ont donné des passeports à leurs enfants lorsqu'ils étaient bébés. En savoir plus sur anthonystclair.com.

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