Alors que de plus en plus d'équipes distantes passent à une structure hybride, une question qui préoccupe de nombreux chefs d'entreprise est de savoir comment maintenir des niveaux de productivité élevés à la maison et au bureau. 55% des employés avec des options de travail flexibles sont très performants, contre seulement 36% des employés sur site de neuf à cinq, selon un rapport de Gartner. Mais les travailleurs hybrides peuvent toujours faire face à des obstacles à la concentration qui font dérailler leur productivité.
Certaines de ces distractions incluent les e-mails ou les SMS, les appels téléphoniques ou les conversations vidéo imprévus, les gros titres de l'actualité, les notifications sur les réseaux sociaux et les responsabilités des soignants ou du ménage. En fait, la recherche Gartner se poursuit, les travailleurs hybrides sont 2,54 fois plus enclins à rencontrer des distractions numériques que les employés sur site. En tant que chef d'équipe ou propriétaire d'entreprise, il est de votre devoir de renforcer une culture de productivité avec l'aide des stratégies ci-dessous.
1. Améliorer la gestion du temps
Des compétences de gestion du temps efficaces stimulent l'auto-efficacité, la conscience, la réduction du stress et le bien-être, qui améliorent tous les performances au travail, selon une étude du PLOS One Journal. Cependant, certains employés ont besoin d'aide pour apprendre à structurer et à gérer leur temps, en particulier à la maison lorsqu'ils ne sont pas aussi responsables de la supervision directe. Pour les aider à surmonter ces défis, il est important de former les membres de votre équipe à ces bonnes pratiques de gestion du temps à distance de 4PSA:
2. Utilisez les bonnes solutions technologiques
Une enquête conjointe des plates-formes de solutions d'entreprise Wrike et Pulse a révélé que 58 % des dirigeants souhaitent une pile technologique qui optimise la collaboration d'équipe, la gestion de projet et la communication interne. Le logiciel de gestion du travail collaboratif asynchrone (CWM) – par exemple, Asana ou Microsoft Planner – est la réponse. Il permet aux équipes de conserver toutes les communications, y compris les fichiers de projet, les tâches assignées et les mises à jour de statut, dans une plate-forme en ligne centralisée.
Les projets sont faciles à ajuster et les équipes restent informées de tous les changements sans avoir besoin de réunions ou d'e-mails. Cela signifie que les membres de l'équipe hybride peuvent rester connectés, peu importe où ils se trouvent. Pas besoin d'orienter leurs horaires autour de réunions virtuelles à des heures précises. Et en éliminant l'urgence immédiate de la communication, qui provoque souvent une surcharge mentale, cette solution flexible réduit la fatigue de Zoom et augmente la productivité.
3. Clarifier les objectifs et les attentes
Dans un environnement hybride, vous ne pouvez pas mesurer les contributions des membres de l'équipe à l'aide de mesures de référence traditionnelles telles que les heures au bureau. Au lieu de cela, il est important de définir des attentes claires sur ce que
sont leurs livrables de travail. « Près de la moitié des employés américains commencent leur journée avec une définition peu claire de ce qu'ils sont censés accomplir », indiquent les données de Gallup. Gallup conseille de clarifier les attentes autour de ces trois domaines de performance clés.
Son travail
Quels objectifs l'employé devra-t-il se fixer et atteindre en termes de tâches individuelles?
Son équipe
Son client
Comment l'employé va-t-il traduire son travail dans l'éventail plus large des besoins du client?
4. Maintenir l'équilibre travail-vie
Alors que 70% des employés souhaitent l'option flexible d'un modèle hybride, un sur cinq pense que son manager ne se soucie pas de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. En plus de cela, 93 % se sentent surmenés ou épuisés au travail, selon une enquête de Microsoft.
Si cette tendance se poursuit, elle peut conduire à un épuisement professionnel qui réduit l'énergie, la motivation, le sens du but et la qualité globale de la performance. Par conséquent, il est essentiel de montrer l'exemple à votre équipe dans le domaine de l'équilibre travail-vie personnelle. Communiquez lorsque vous n'êtes pas disponible et débranchez systématiquement après un certain temps chaque jour. Résistez à l'envie d'envoyer ou de répondre à des e-mails après les heures de travail et permettez aux employés de créer leurs propres limites.
5. Fixez des limites aux réunions virtuelles
Selon la même étude de Microsoft citée ci-dessus, le temps passé en réunions virtuelles a doublé au cours de la dernière année. La durée de chaque réunion est également passée de 35 à 45 minutes. De plus, 62 % de ces réunions ne sont pas programmées. Ce qui interrompt le flux de travail des employés qui doivent se joindre.
Une autre étude en 2019 a révélé que les interruptions de travail augmentent le stress, affaiblissent la capacité d'attention et entraînent des erreurs. Dans certains cas, des réunions virtuelles sont nécessaires. Mais, lorsque vous les lancez sur les employés ou dépassez le temps imparti, vous pouvez aggraver la surcharge numérique que les travailleurs hybrides subissent déjà souvent.
Plus que probablement, vous et votre équipe avez ajouté des réunions supplémentaires lorsque vous êtes à distance. Il est maintenant temps de déterminer quelles réunions sont essentielles au maintien de la performance. Si vous le pouvez, il peut même être utile de réserver un jour spécifique de la semaine comme jour « sans réunion » pour aider les employés à se réserver du temps de travail. Quelle que soit la manière dont vous décidez de rationaliser vos réunions virtuelles, assurez-vous simplement de vérifier ce qui est important et ce qui est une distraction pour vous et votre équipe.