Avez-vous besoin d'un logiciel de comptabilité pour petites entreprises en 2022?

Avez-vous besoin d'un logiciel de comptabilité pour petites entreprises en 2022?

Selon les données du Bureau of Labor Statistics: environ 20 % échouent au cours de leur première année et environ 50 % des petites entreprises échouent au cours de leur cinquième année. L'une des principales raisons pour lesquelles les petites entreprises échouent est le manque de financement.

En règle générale, les propriétaires d'entreprise sont conscients du montant de capital nécessaire pour assurer le fonctionnement quotidien des opérations, y compris la masse salariale; payer les dépenses opérationnelles, telles que le loyer et les services publics; et rester à jour sur les factures des fournisseurs. Cela dit, les entreprises défaillantes sont souvent moins conscientes du montant des revenus générés par les ventes de produits ou de services. Cette surveillance crée des déficits de financement qui peuvent rapidement fermer les portes d'une entreprise.

Pour aider à mieux gérer les erreurs courantes comme celles ci-dessus, les propriétaires d'entreprise peuvent chercher à établir un budget de fonctionnement réaliste et être prêt à fournir un certain montant de capital à partir de ses propres réserves lors du lancement. Pour y parvenir efficacement, l'utilisation d'un logiciel de comptabilité permettra à une entreprise d'appréhender clairement son flux de trésorerie global par rapport à son budget de fonctionnement.

Voici quelques des principaux avantages de l'utilisation d'un logiciel de comptabilité pour automatiser les tâches lors du démarrage d'une petite entreprise.

Qu'est-ce qu'un logiciel de comptabilité?

Un logiciel de comptabilité effectue diverses tâches de comptabilité et de tenue de livres. Il aide à enregistrer et à déclarer les transactions financières. La mise en œuvre d'un logiciel de cette nature facilite l'analyse et la compréhension des calculs de flux monétaires. Il ne nécessite pas de comptable ou de compétences en comptabilité pour tirer parti avec succès de cet outil et vous pouvez généralement accéder à la plupart des logiciels de comptabilité modernes à partir de n'importe quel appareil connecté à Internet.

Pourquoi votre entreprise a besoin d'un logiciel de comptabilité

En tant que propriétaire de petite entreprise ou entrepreneur en herbe, investir dans les bons outils peut faire la différence entre croissance et stagnation. Peut-être avez-vous déjà envisagé d'investir dans un logiciel de comptabilité ou venez-vous de commencer à rechercher vos options, mais vous ne savez toujours pas pourquoi vous devriez l'acheter.

Pour vous aider à traverser ce processus, voici quelques raisons clés pour lesquelles investir dans un logiciel de comptabilité peut être précieux pour votre entreprise.

1. Réduction manuelle des processus

Nous savons tous que le temps c'est de l'argent lorsque l'on dirige une entreprise. Les propriétaires d'entreprise nous diraient qu'ils préféreraient de loin se concentrer sur le travail de l'entreprise elle-même. Plutôt que de saisir manuellement les données pour les actions de « gestion de l'entreprise ». Un propriétaire d'entreprise prospère connaît l'importance de capturer les transactions commerciales, de conserver des données actuelles et précises sur les clients et les fournisseurs et de rester au fait des factures.

Par conséquent, toute tâche pouvant être automatisée dans le logiciel peut accélérer considérablement le retour à la stratégie de croissance pour tout propriétaire d'entreprise. La réduction de la saisie manuelle par l'automatisation des tâches dans le logiciel peut réduire considérablement le temps passé à facturer les clients et les fournisseurs, à mettre à jour les dossiers des clients, à enregistrer les ventes et à rapprocher leurs livres.

Cela peut à son tour aider à réduire les coûts pour un employé dont la fonction aurait été d'effectuer manuellement des tâches de saisie de données. Ce qui peut entraîner une utilisation plus ingénieuse de cet employé au sein de l'entreprise.

2. Synchronisation des données financières

Permettre aux données financières de sources individuelles d'être capturées et affichées en un seul endroit, ce qui évite les tâches manuelles de téléchargement des transactions de chaque source et en les important dans le logiciel individuellement. Encore une fois, cette disponibilité élimine la possibilité d'erreur humaine lors d'une importation.

Une fois que les comptes bancaires et de carte de crédit ont été connectés à des logiciels comme QuickBooks, les tâches comptables deviennent beaucoup plus transparentes. Cela permet aux utilisateurs de détecter plus facilement un écart lors d'un rapprochement car toutes les données bancaires sont disponibles en un seul endroit. Par exemple, Quickbooks permet à la fois aux données bancaires et de carte de crédit de se synchroniser avec un fichier d'entreprise grâce à l'utilisation de l'API. L'exactitude et l'automatisation des données financières sont plus précises et fiables avec cette technologie. Le savoir garantit non seulement la santé de l'entreprise, mais donne au propriétaire la tranquillité d'esprit en sachant que la comptabilité est fiable.

3. Automatisation des rapports

Un avantage majeur de l'intégration d'un logiciel de comptabilité dans le flux de travail de votre entreprise est la richesse des données et des rapports disponibles avec le clic d'un bouton. La création de tableaux de bord personnalisés et de rapports standardisés peut vous aider à comprendre vos profits et pertes, à améliorer votre rentabilité, à mieux comprendre vos dépenses et vos frais généraux. Étant donné que les données saisies dans le programme sont gérées et manipulées automatiquement, la précision de chaque rapport généré est bien supérieure à celle d'un rapport qui doit être créé manuellement par une personne.

Les rapports personnalisés peuvent également devoir être configurés manuellement et le logiciel peut enregistrer le rapport pour le réutiliser. Le reporting est un outil clé qui aidera toute entreprise à établir un budget et à prendre des décisions tout au long du parcours d'une entreprise prospère.

4. Fins fiscales des entreprises

Pour toute entreprise qui démarre, «taxes» peut être un mot intimidant. On s'attend à ce que les entreprises gardent une trace de toutes les transactions financières qui se produisent, qu'il s'agisse d'argent entrant ou sortant. Si le suivi est incorrect, une entreprise peut être lourdement pénalisée et à la merci de l'IRS. Cela seul peut menacer l'avenir d'une entreprise et a été connu pour forcer de nombreuses personnes à fermer leurs portes.

S'assurer que toutes les données d'une entreprise sont capturées avec précision peut réduire considérablement le risque d'assujettissement à de lourdes taxes. Un autre avantage supplémentaire pour le suivi des enregistrements, des transactions et de la responsabilité fiscale est toujours en cours de préparation pour un audit par l'IRS.

Des outils tels que Quickbooks permettent de capturer et de joindre des reçus et d'autres documents sous forme d'enregistrements et de transactions spécifiques à des points mis à jour. La simplicité de saisir un reçu et des documents avec votre téléphone et de les télécharger dans le logiciel de comptabilité élimine le besoin de stocker physiquement du papier pendant de longues périodes. Disposer de ces données en quelques clics rend la procédure de contrôle fiscal beaucoup moins lourde.

    5. Réduction continue des coûts

    L'automatisation est directement corrélée à la réduction des coûts au sein d'une entreprise. Les avantages arrivent vraiment une fois qu'un flux de travail a été établi dans le logiciel de comptabilité. L'automatisation et la précision associées à ces tâches donneront à une entreprise une image claire des opportunités et des inconvénients. Des choses comme une augmentation ou une diminution du personnel, et encore une fois l'utilisation de leurs employés pour un travail plus rentable au sein de l'entreprise.

    Le coût de départ, la mise en œuvre et la formation du logiciel peuvent être coûteux au début du parcours de l'entreprise. Cependant, le retour sur investissement sera plus précieux pour l'entreprise à long terme. Il s'agit d'un véritable investissement dans le fonctionnement de toute entreprise. Cela peut les distinguer des concurrents qui n'ont pas de logiciel de comptabilité et qui dépensent beaucoup plus en frais généraux.

  • Que rechercher dans un logiciel de comptabilité d'entreprise

    Vous savez peut-être qu'un logiciel de comptabilité peut vous aider à mieux gérer votre entreprise, mais quel logiciel devriez-vous choisir? Voici quelques fonctionnalités clés à prendre en compte lorsque vous commencez à vérifier et à comparer différents logiciels de comptabilité.

    Facilité d'utilisation

    L'accès en temps réel à vos données permet de prendre des décisions commerciales intelligentes et de mieux garantir un flux de trésorerie sain. Voici quelques fonctionnalités incontournables:

    • Tableau de bord — Capturez et organisez les reçus, les bons de commande, les factures, le suivi des revenus et des dépenses, la banque rapprochement, états financiers et bilans, suivi du temps, comptes créditeurs et débiteurs.
      • Paramètres et options – Rôles d'utilisateur, autorisations qui vous permettent de contrôler ce que les utilisateurs peuvent voir et faire .

        Création d'enregistrement —

        Registres des produits et services, inventaire, informations d'achat, description des produits et services.

        Plan comptable — Un index de tous vos comptes financiers cassés d propre en sous-catégories peut être complexe. La mise en place du plan comptable est simplifiée avec un logiciel comptable. La plupart des logiciels sont livrés avec des comptes standard et la possibilité de créer les vôtres. Il permettra également une catégorisation rapide, des modifications, la suppression de comptes et des ajouts de numéros de compte si nécessaire.

        Des prix qui correspondent à votre budget

        Une bonne règle de base est de reconnaître il y a une différence entre le prix et la valeur.

        • Considérez que vous souhaiterez maintenir votre solution comptable pendant plusieurs années
        • Évaluer le coût du soutien continu et de l'industrie -consultation spécifique

        Rapport qui répond vos besoins

        À mesure qu'une entreprise grandit, le nombre de points de données augmente également. Les rapports vous permettent d'extraire des données pour des rapports personnalisés qui vous permettent d'effectuer une analyse plus approfondie de l'entreprise.

        Listes illimitées qui permettent des classes, des plans comptables et des projets.

        Analyse comparative personnalisée avec la possibilité de personnaliser les KPI. Cela vous permet facilement de vous concentrer sur ceux qui ont le plus d'impact sur les résultats.

      • Des tableaux de bord dynamiques qui synthétisent les informations et regroupent plusieurs sources de données dans un seul espace pour une image complète des performances.

      Utiliser un logiciel de comptabilité pour la croissance

      Avec la croissance comme objectif, un système comptable qui évolue avec votre entreprise est essentiel. Les solutions comptables qui fournissent une automatisation puissante, permettant des processus efficaces et fiables sont ce qui fait la différence entre le succès ou l'échec d'une entreprise.

      Les solutions logicielles qui offrent des fonctionnalités avancées vous positionneront mieux à l'échelle, comme la capacité de croître avec votre entreprise. Ne vous contentez pas de moins qu'un système qui prend en charge des rapports avancés, des tableaux de bord intuitifs, des analyses comparatives personnalisées et une fonctionnalité d'automatisation puissante.

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      Vétéran de l'industrie comptable, David Glantz a cofondé Business Cents il y a plus de quinze ans et est reconnu aujourd'hui comme l'un des principaux consultants dans la mise en œuvre de systèmes d'entreprise, de la comptabilité et de la vente au détail/ hôtellerie/point de vente à la gestion des stocks et à la migration des données.

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