9 conseils pour résoudre les conflits de travail par e-mail

9 conseils pour résoudre les conflits de travail par e-mail

Travailler en équipe peut améliorer votre entreprise, mais cela ne veut pas dire que vous ne rencontrerez pas de bosses et d'ecchymoses occasionnelles en cours de route. Même dans les environnements de travail les plus harmonieux, des conflits peuvent survenir et surviendront de temps à autre. Si vous gérez des équipes plus importantes, des problèmes peuvent survenir assez régulièrement, et comme le travail à distance est une nécessité croissante, il n'est pas toujours possible de résoudre ces désaccords en face à face.

Les conflits interdisent la collaboration positive, et savoir gérer les désaccords en ligne n'est plus un 'what-if' mais une nécessité. Heureusement, avec la bonne approche, il vous est tout à fait possible d'aider votre équipe à gérer les conflits sans se rencontrer face à face. Voici comment les résoudre lorsqu'ils apparaissent dans un e-mail.

1. S'ouvrir avec empathie

Une résolution efficace des conflits est l'un des éléments clés du développement des employés sur le lieu de travail, et faire preuve d'empathie le plus tôt possible dans un e-mail est un bon point de départ.

C'est plus facile si le problème en question est multiforme, vous permettant de sélectionner un aspect particulier avec lequel vous êtes d'accord ou que vous pouvez exprimer une compréhension de. Cela montrera au destinataire que vous ne lancez pas l'attaque dès le départ, mais que vous êtes plutôt désireux de voir les choses de leur point de vue et que vous visez à parvenir à une conclusion mutuellement bénéfique.

2. Évitez la négativité

Même si vous pensez que votre position est valable et qu'une autre partie a tort, il est important d'éviter toute ambiguïté langage blessant ou trop émotif lors de la rédaction d'un e-mail. Ceci s'applique même si la même courtoisie ne vous est pas accordée par le correspondant ; s'élever au-dessus de la négativité pure et simple et ne pas la refléter sera mieux à long terme. parfois, il est préférable de prendre du recul et de s'abstenir d'écrire une réponse dans le feu de l'action. Cela vous donnera l'opportunité de contrôler vos émotions, plutôt que de les laisser se répandre dans votre choix de mot dans le message et potentiellement pousser les choses plus loin dans la mauvaise voie.

Si vous décidez d'appuyer sur pause sur votre réponse plutôt que de renvoyer un e-mail dans le feu de l'action, cela vaut toujours la peine de répondre brièvement pour accuser réception et confirmer que votre réponse complète arrivera en temps voulu . Il s'agit d'une autre étape de la diplomatie par courrier électronique que beaucoup manquent, mais qui pourrait faire la différence entre garder les choses civiles et les laisser déborder.

3. Cherchez la clarté et offrez-la en retour

Une partie importante de l'empathie avec un collègue en situation de conflit consiste à obtenir sa version de l'histoire, donc il Il est logique de poser des questions pertinentes dans votre e-mail, plutôt que de simplement supposer qu'ils ajouteront automatiquement les informations dont vous avez besoin sans y être invité.

Cela devrait aider à éclaircir toutes les questions brûlantes sur leurs motivations et leur état d'esprit. En retour, vous devez également viser à être clair et concis sur votre propre position, plutôt que d'essayer d'obscurcir ou de tergiverser. une fois que tout est à l'air libre, vous saurez au moins précisément quels points de friction existent et cela peut être utilisé comme point de départ pour la résolution éventuelle.

4. Lire entre les lignes

Bien que vous puissiez poser des questions à un autre employé pour évaluer ses sentiments sur un conflit, il n'est pas toujours possible de leur permettre de s'exprimer par écrit d'une manière qui vous permette d'aller au cœur du problème. C'est là qu'il sera utile de lire entre les lignes et d'évaluer le type de langage et le ton qu'ils utilisent, pas seulement le sens des mots eux-mêmes.

Par exemple, si une personne écrit d'une manière qui exprime clairement sa colère ou sa colère, sans sortir et dire « Je suis en colère », vous pouvez insister et reconnaître ses sentiments dans votre réponse. Et rappelez-vous, juste parce que vous leur dites que vous pouvez voir ce qu'ils ressentent, cela ne signifie pas que vous acceptez également que leur position ou leurs émotions sont valables.

5. Fixez-vous des objectifs

Il ne sert à rien d'entrer en désaccord si vous n'avez pas une idée du résultat vers lequel vous espérez travailler. Sinon, vous n'argumenterez que pour argumenter.

En plus de pouvoir communiquer les objectifs dans vos messages, en les énonçant le plus tôt possible vous donnera également un cadre sur lequel accrocher vos prochaines étapes. Cela vous permettra également de montrer clairement ce que vous voulez de l'interaction, ce qui est utile.

6. Acceptez que tous les conflits ne peuvent pas être résolus

Si deux personnes ou plus ont une divergence d'opinion sur une question donnée sur le lieu de travail, vous pourriez penser qu'une discussion par e-mail qui a pour but de communiquer clairement le problème devrait finalement aboutir à une résolution satisfaisante pour toutes les parties. est souvent simple à réaliser si l'affaire est mineure ou si les personnes impliquées sont généralement sur la même longueur d'onde dans d'autres domaines, il est inutile de s'attendre à ce que cela soit le résultat. Cela ne vous laissera que frustré s'il s'avère que vous ne pouvez pas obtenir le changement d'opinion ou de comportement de l'autre partie que vous recherchez.

7. Apprécier les limites du support

L'e-mail est peut-être votre moyen de communication préféré avec vos collègues et les membres de votre équipe, mais ce n'est pas toujours le support idéal pour vous exprimer, car l'écrit est toujours ouvert à des interprétations que vous n'en avez pas l'intention, et qui apparaîtraient plus clairement s'il était prononcé à voix haute, soit en personne, soit via un appel téléphonique ou une réunion virtuelle.

Cela fonctionne dans les deux sens, donc dans certains cas, vous devrez vous préparer à la probabilité que la résolution du conflit progresse au-delà du courrier électronique.

Bien sûr, le défi ici est de s'assurer que vous donnez aux correspondants la possibilité de passer de l'e-mail à une autre forme de communication.

Vous pouvez y parvenir de manière partiellement passive, en vous assurant que votre signature électronique comprend vos coordonnées, telles que votre nom d'utilisateur Skype ou votre numéro de poste.

Vous pouvez aussi être direct ; demandez-leur quand il serait pratique de planifier un appel ou d'organiser une rencontre en personne.

La pertinence de l'une ou l'autre approche sera déterminée par la nature de votre relation avec eux et les circonstances entourant le problème en question.

8. Soyez prêt à faire le premier pas

Vous pouvez craindre que si vous êtes le premier à soulever le problème par e-mail, vous serez dans un position plus faible que le destinataire.

En réalité, c'est le contraire ; il est toujours préférable d'être proactif et d'étouffer les conflits dans l'œuf le plus tôt possible. Cela les empêchera de s'envenimer et de grossir jusqu'à ce qu'ils soient beaucoup plus difficiles à surmonter lorsqu'ils reviendront enfin à la surface plus tard.

9. Considérez tous les angles

Enfin, vous devriez considérer quels autres facteurs sont en jeu pour déterminer le cours que le conflit a pris jusqu'à présent. Peut-être identifier des raisons et des motivations auparavant inaperçues qui sont responsables de l'aggravation de la situation. collaboration. Vous devez adopter une approche holistique de la résolution des conflits et utiliser le courrier électronique avec empathie et compréhension pour, espérons-le, laisser toutes les parties satisfaites.

Gestionnaire axé sur les objectifs avec des capacités de leadership éprouvées. Expert dans l'augmentation de la productivité et le marketing de croissance par le contenu. Engagé à rationaliser les procédures tout en optimisant les talents des employés. Plus important encore, amoureux des chiens.

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